Viele Unternehmer möchten sich mit einer Schulungsplattform rechtssicher aufstellen – aber welche Anforderungen gibt es dabei und lohnt sich eine Schulungsplattform auch für Ihr Unternehmen?
Hohe Bußgelder bei Verstößen
Stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeiter verletzt sich während der Arbeit, weil er keine Einführung in die Arbeitssicherheit erhalten hat. Das kann für Ihr Unternehmen teuer werden. Denn Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden relevante Gesetze, Vorschriften und interne Richtlinien verstehen und einhalten – und das bereits ab dem 1. Tag.
Als Arbeitgeber sind Sie in der Pflicht, regelmäßig geeignete Compliance-Schulungen durchzuführen. Sonst drohen hohe Geldstrafen! Bei Vorsatz gibt es Bußgelder ab 1.000 bis zu zehn Millionen Euro. Und bei fahrlässigen Verstößen? Mussten Unternehmer auch schon Summen in Millionenhöhe zahlen.
Um derartige Verstöße zu vermeiden, sollten Sie sich um die Compliance in Ihrem Unternehmen kümmern! In diesem Artikel finden Sie die Antworten auf folgende Fragen:
- Ist eine Schulungsplattform die richtige Methode für Ihr Unternehmen?
- Wie viel darf die passende Software kosten?
- Worauf sollten Sie bei der Wahl der Schulungsmethode achten, damit Ihre Mitarbeiterschulungen rechtssicher sind?
Diese Voraussetzungen muss eine Schulungsplattform erfüllen, um Compliance rechtssicher umzusetzen
Ein Learning-Management-System muss folgende wichtige Voraussetzungen erfüllen, damit dieses rechtssicher ist.
- Inhalte, die zu Ihrem Unternehmen passen
Wenn Sie sich für eine Schulungsplattform entscheiden, müssen die Inhalte auf Ihr Unternehmen abgestimmt sein.
Denn folgende Punkte unterscheiden sich in jedem Unternehmen:
- branchenspezifische Compliance-Richtlinien (z. B. besondere Arbeitssicherheit in der Produktion, Arzneimittelvorschriften in der Pharmaindustrie …)
- interne Prozesse
Die Schulungsinhalte müssen kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten werden, um aktuellen rechtlichen Vorgaben zu entsprechen.
Gute Schulungsplattformen bieten automatische Benachrichtigungen, sobald neue Compliance-Gesetze oder -Richtlinien in Kraft treten. Dadurch behalten Arbeitgeber stets den Überblick und können ihre Schulungsinhalte rechtzeitig anpassen. Das minimiert rechtliche Risiken.
- Regelmäßige Durchführung der Schulungen
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind, müssen Schulungen in festgelegten Intervallen durchgeführt werden.
Beispiel DSGVO: Hier ist eine Schulung aller Mitarbeitenden laut Gesetzgeber jährlich wünschenswert.
Damit Sie hier auf der sicheren Seite sind, ist es wichtig, dass die Software Ihre Mitarbeitenden automatisch per E-Mail an neue Schulungsinhalte oder notwendige Zertifikatserneuerungen erinnert.
- Einfacher Zugriff, auch aus dem Homeoffice
Die Schulungsplattform muss für die Angestellten so zugänglich sein, dass diese unabhängig vom Ort, also auch im Homeoffice oder mobil, darauf zugreifen können:
- Unternehmen müssen nachweisen können, dass alle relevanten Personen die Schulung absolviert haben.
- Eine verfügbare Schulungsplattform gewährleistet, dass jeder Mitarbeitende die Schulungen rechtzeitig und vollständig abschließt.
Die stetige Verfügbarkeit der Schulungsplattform trägt somit zur lückenlosen Dokumentation und rechtlichen Absicherung des Unternehmens bei.
- Nachweis mit Zertifikaten
Nach Abschluss einer Schulung sollten Mitarbeitende ein offizielles Zertifikat erhalten:
- Dient als Nachweis für die erfolgreiche Teilnahme
- Wichtig für die rechtssichere Dokumentation
Gegenüber Aufsichtsbehörden oder internen Prüfungen muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die erforderlichen Schulungen durchgeführt wurden.
- Technische Zuverlässigkeit
Die Schulungsplattform muss technisch einwandfrei funktionieren, um Ausfälle oder Verzögerungen zu vermeiden. Besonders wichtig hierfür sind:
- Regelmäßige Wartungen
- Stabiler Serverbetrieb
- Zuverlässiger Support
Eine einwandfreie Technik stellt sicher, dass Online-Schulungen reibungslos ablaufen.
Schritt 1: Die passende Schulungsplattform finden: wichtige Auswahlkriterien
Bei der Auswahl einer geeigneten Schulungssoftware gibt es einige Kriterien und Funktionen, die Sie kennen sollten.
- Intuitive Benutzeroberfläche
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist sowohl für Administratoren als auch für die Mitarbeitenden essenziell. Eine Lernsoftware ist daher bestenfalls leicht zu bedienen, um den Zugang zu den Inhalten des E-Learnings so einfach wie möglich zu gestalten. Das gewährleistet, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, problemlos auf die E-Learning-Kurse zuzugreifen.
- Inhalte unkompliziert selbst anpassen
Manche Softwarehersteller bieten vorgefertigte Inhalte, z. B. zum Thema Brandschutz oder Datenschutz. Diese decken oft aber nicht die spezifischen Herausforderungen und Risiken ab, die in bestimmten Firmen oder einzelnen Abteilungen auftreten.
Die Vorteile eigener und anpassbarer Inhalte:
- Schulungen sind praxisnah und relevant.
- Rechtlich sicher, weil branchen- und unternehmensspezifische Inhalte geschult werden
- Schnelle Reaktion auf neue Gesetze oder interne Veränderungen.
Unser Tipp: Setzen Sie auf eine Software mit der Option, eigene E-Learning-Inhalte zu erstellen und rollenspezifisch für die Mitarbeitenden freizuschalten.
- Automatische Erinnerung
Automatische Erinnerungen an fällige Mitarbeiterschulungen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Arbeitnehmer werden vom System an neue Lerninhalte erinnert und der Arbeitgeber muss nicht gesondert den Überblick über fällige Einladungen zu den Kursen behalten. Die Erinnerungen erfolgen z. B. automatisch per E-Mail oder per SMS.
- Zertifikate nach bestandenen Lehreinheiten
Laut Gesetz ist bei vielen Compliance-Themen ein Nachweis erforderlich, dass die Mitarbeitenden die Schulungen mit Erfolg absolviert haben. Eine Software, die automatisch Zertifikate erstellt, ermöglicht es dem Unternehmen, bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden sofort die entsprechenden Nachweise vorzulegen. So kann der Arbeitgeber belegen, dass alle relevanten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Schulung erfolgreich absolviert haben und auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen sind.
- Support
Bei einer Schulungsplattform für Unternehmen ist der Support durch den Anbieter von großer Bedeutung. Ein guter technischer Support sowie Schulungen zur Einführung der Software erleichtern die Implementierung und den laufenden Betrieb.
Welche Vorteile haben Unternehmen mit einer Online-Schulungsplattform für Mitarbeitende?
Kosten senken durch Ressourceneinsparung
Mit einem Learning-Management schonen Sie langfristig Ihr Budget. Denn Schulungen vor Ort benötigen:
- Räumlichkeiten
- Materialien
- Trainer
Ausgaben für diese Ressourcen sind jedes Mal fällig, wenn Sie eine Compliance-Schulung in Präsenz abhalten. Eine Online-Schulung steht Ihren Mitarbeitenden langfristig zur Verfügung und kann beliebig oft wiederholt werden. Dadurch sparen Sie die Kosten ein, die bei einer Präsenzschulung immer wieder auf Sie zukommen.
Flexibler Zugang
Einer der größten Vorteile von E-Learning ist die zeitliche und räumliche Flexibilität. Lernende können von überall und zu jeder Zeit auf die Kurse zugreifen:
- Im Büro
- Zu Hause
- Unterwegs
Dies ist besonders wertvoll für Firmen, die Mitarbeitende im Homeoffice haben.
Gleiche Lernerfahrung für mehr Rechtssicherheit
Online-Plattformen für Mitarbeiterschulungen gewährleisten einheitliche Kurse für alle betroffenen Mitarbeitenden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Schulungen, bei denen z. B. der Kursleiter variiert, bietet eine Online-Lösung standardisierte Inhalte. Diese stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Lernerfahrung machen und das gleiche Wissen erwerben. Das ist auch notwendig, um die Rechtssicherheit der Compliance-Schulung zu garantieren.
Motivation und Engagement
Durch den Einsatz von interaktiven Lernformaten mit Tests, Videos, Quiz, Spielen und Simulationen wird das Engagement des Mitarbeitenden erhöht. Solche Elemente machen das Lernen interessanter und motivierender. Durch das Absolvieren dieser Tests erreicht der Angestellte sein Zertifikat auf spielerische Weise.
Zeitersparnis
Egal, ob langjährige Mitglieder des Teams, neue Mitarbeitende im Rahmen der Einarbeitung oder Studierende: An gewissen Compliance-Maßnahmen im Unternehmen muss jedes Teammitglied teilnehmen. Dank individuellen Lernpfaden lässt sich dem Vorwissen aber Rechnung tragen.
Eine All-in-one-Plattform ermöglicht zudem, dass die fertigen Online-Inhalte stets abrufbar sind. Denn einmal hochgeladen, sind die Lerninhalte dauerhaft verfügbar. Das spart viele Arbeitsstunden, weil die Inhalte nicht immer wieder von einer Fachkraft in Präsenz wiederholt werden müssen. Änderungen können leicht realisiert werden.
Schritt 2: Budget festlegen. Wie viel darf eine Schulungssoftware kosten?
Die Kosten für Schulungssoftware variieren – von gratis bis zu Ausgaben im mittleren fünfstelligen Bereich. Die Kosten hängen ab von:
- Funktionsumfang
- Anzahl der Nutzer
- Anpassungsfähigkeit
- Supportleistungen
Welche Möglichkeiten bieten die unterschiedlichen Preismodelle und welche Vor- und Nachteile haben die Tools?
Kostenfreie Tools:
Kostenfreie E-Learning-Software bietet eine grundlegende Unterstützung für Compliance-Schulungen. In ihren Möglichkeiten sind sie jedoch stark eingeschränkt. Aufgrund der begrenzten Anzahl an Funktionen stoßen Nutzer mit höheren Anforderungen schnell an das Limit. Für Unternehmen mit sehr begrenztem Budget dienen sie als Einstieg in die Compliance-Schulungssoftware.
Aber Vorsicht: Ein kostenfreies Tool für Mitarbeiterschulungen ist in vielen Fällen bezüglich der Rechtssicherheit mangelhaft. Um diese zu gewährleisten, sind ergänzende Präsenzschulungen notwendig.
Kostenpflichtige Tools: Die Preisspanne für kostenpflichtige Software bewegt sich zwischen 500 und 50.000 Euro pro Jahr. Entscheidend für die Kosten sind hierbei meist:
- Anzahl der Nutzer
- Komplexität der Funktionen
Ein umfassender Support sowie komplexe Anpassungsoptionen sind meist kostenintensiver als eine Software mit Basisfunktionen. Die Anzahl der Nutzer ist bei preiswerten Anbietern normalerweise auf wenige Personen beschränkt.
Für welche E-Learning-Software Sie sich letztlich entscheiden, hängt zum einen von Ihrem Budget und zum anderen von Ihrem gewünschten Leistungsumfang ab.
Unser Tipp: Wählen Sie für die Schulung Ihrer Mitarbeitenden einen Anbieter, der das Preismodell nicht von der Anzahl der Nutzer abhängig macht. Denn wenn Ihr Unternehmen wächst, sind Sie hier nicht mit höheren Kosten konfrontiert. Allenfalls können Sie das System auch ohne Zusatzkosten für externe Distributoren und Techniker öffnen. In der Regel spielt es für einen Anbieter auch keine Rolle, ob Ihr System von 500 oder 1000 Benutzer genutzt wird. Erst bei sehr viel höheren Nutzerzahlen muss man sich über Servergröße und Zugriffsgeschwindigkeit Gedanken machen.
Ein auf Mitarbeiterschulungen spezialisiertes Unternehmen berät Sie zu den passenden Funktionen und Inhalten für Ihre E-Learning-Plattform. Dabei wird Ihr Budget stets berücksichtigt.
Schritt 3: vorgefertigte Inhalte vs. selbst erstellte Inhalte
Einige Arbeitgeber sind geneigt, auf vorgefertigte Schulungsinhalte für ihr Learning-Management-System zurückzugreifen, um Zeit zu sparen. Aber Achtung! Sie riskieren rechtliche Verstöße, wenn die Schulungsinhalte nicht zu 100 % angepasst sind an:
- Branche
- Prozesse
- interne Compliance-Regelungen
Erstellen Sie den Content selbst, haben Sie die Möglichkeit, praktische Beispiele aus Ihrem Unternehmen zu nennen. So verstehen Ihre Mitarbeitenden die Schulungsinhalte besser und Sie schulen rechtlich konform!
Außerdem kann eigener Content schneller aktualisiert und an veränderte Vorschriften angepasst werden. Daher ist es sinnvoller, die Lerninhalte selbst zu verfassen.
Unser Tipp: Ein Spezialist kann Sie umfassend beraten, wie Sie den richtigen Content für Ihre Mitarbeitenden bereitstellen. Zudem gibt Ihnen dieser rechtzeitig Bescheid, wenn sich Richtlinien oder Gesetze ändern.
Ganz wichtig ist auch darauf zu achten, dass der Inhalt in gängigen Formaten erstellt wird. Nur das ermöglicht das Migrieren auf ein anderes System, sollte dies jemals nötig sein. Andernfalls müssen sie alle Inhalte wieder neu erstellen.
Checkliste zur Auswahl der besten Schulungsplattform für Ihre Mitarbeitenden
- Benutzerfreundlichkeit
- Ist die Bedienung Ihrer Compliance-Software sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeitende einfach?
- Kann die Compliance-Software problemlos von verschiedenen Geräten (Desktop, Tablet, Smartphone) genutzt werden?
- Anpassungsmöglichkeit von Inhalten
- Haben Sie die Möglichkeit, eigene Inhalte und Videos zu Ihrer Compliance-Schulung hinzuzufügen und diese anzupassen?
- Gibt es die Option, individuelle Lernpfade für die Mitarbeitenden zu definieren?
- Automatische Erinnerungen & Nachweise
- Bietet die Compliance-Software automatisierte Erinnerungen für anstehende Schulungen und Wiederholungen, die den Mitarbeitenden etwa per E-Mail zugehen?
- Können im Lernmanagementsystem Zertifizierungen und Abschlussnachweise automatisch erstellt und verwaltet werden?
- Sicherheitsstandards und Datenschutz
- Entspricht die Plattform den geltenden Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO)?
- Sind die Sicherheitsmaßnahmen robust, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen?
- Ist es nach Datenlöschungen aufgrund von Datenschutzbestimmungen trotzdem noch möglich, aussagekräftige Statistiken zu erstellen?
- Zugriffsmöglichkeiten
- Können die Lernenden jederzeit und von überall auf die Schulungsinhalte zugreifen?
- Unterstützt die Compliance-Software mobile Geräte und Offline-Zugriff?
- Interaktive Lernformate
- Bietet die Compliance-Software interaktive Lernformate wie Videos, Quiz oder Simulationen an, um das Engagement der Mitarbeitenden zu erhöhen?
- Gibt es Gamification-Optionen, um das Lernen interessanter zu gestalten?
- Support und Schulung
- Bietet der Anbieter zuverlässigen technischen Support und Schulungsangebote zur Einführung der Compliance-Software?
- Gibt es regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen, um die Compliance-Software auf dem neuesten Stand zu halten?
- Gibt es die Möglichkeit, Inhalte auf andere Systeme zu migrieren?
- Preismodelle
- Entsprechen die Kosten der Compliance-Software dem Funktionsumfang und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens?
- Gibt es flexible Preismodelle mit unbegrenzter Nutzerzahl?
Fazit: Wie Sie mit einer Schulungssoftware die Compliance in Ihrem Unternehmen sichern
Schulungsplattformen für Unternehmen sichern die Compliance, indem sie gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien in den Arbeitsalltag integrieren. Sie ermöglichen flexible, ortsunabhängige Schulungen und entlasten Personalabteilungen durch Automatisierungen.
Inhalte können personalisiert und die Teilnahme nachweisbar dokumentiert werden. Das ist besonders für Audits und Prüfungen wichtig. Datensicherheit wird durch moderne Schutzmechanismen gewährleistet, um die DSGVO einzuhalten.
Insgesamt helfen Schulungsplattformen, rechtliche Risiken zu minimieren, Bußgelder zu vermeiden und eine kontinuierliche Weiterbildung effizient zu gestalten. Dafür ist es von enormer Bedeutung, eine geeignete Schulungsplattform im Unternehmen zu etablieren. Entscheiden Sie sich daher für einen vertrauensvollen Anbieter.
Triagonal: die ideale Lernsoftware für Ihr Unternehmen
Sie suchen eine Online-Schulungsplattform für Ihre Compliance-Inhalte, die all Ihre Anforderungen rechtssicher erfüllt?
Triagonal bietet:
- Intuitive Bedienung der Benutzeroberfläche
- Vielzahl interaktiver Lernformate wie Quiz, Simulationen und Gamification-Elemente
- Automatische Erinnerungen an fällige Schulungen
- Zertifikate für abgeschlossene Schulungen und bestandene Tests
- Minimierung des Bedarfs an physischen Schulungsmaterialien und Präsenzveranstaltungen
- Erstellung eigener Schulungsinhalte
- Erstellung individuell angepasster Lernpfade
- Anpassung vorhandener Kurse an Compliance-Anforderungen
- DSGVO-konforme Schulungsplattform mit robusten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten
Sie wünschen weitere Informationen für die Erstellung Ihrer idealen Mitarbeiterschulung? Wir klären mit Ihnen all Ihre Fragen in einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch.
Häufige Fragen zu Schulungsplattformen für Mitarbeitende
Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn ich eine Schulungsplattform in meinem Unternehmen etablieren will?
Das kommt darauf an, wie viele Aufgaben Triagonal für Sie übernehmen soll. Hierbei gibt es die kostengünstigere Möglichkeit, bei der Ihr Unternehmen für die Erstellung der Inhalte komplett verantwortlich ist. Gerne unterstützen wir Sie hierbei umfassend. Sichern Sie sich Ihr kostenfreies und unverbindliches Angebot für Ihre individuelle Mitarbeiterschulung.
Wie läuft der Aufbau meiner E-Learning-Plattform ab?
In einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch klären wir mit Ihnen alle Fragen und finden heraus, ob sich eine Schulungsplattform für Ihr Unternehmen lohnt. Sie möchten mit Triagonal zusammenarbeiten? Wir kümmern uns um die gesamte Technik und unterstützen Sie, die richtigen Inhalte zu erstellen, damit Ihr Unternehmen ab sofort 100% Compliance-konform unterwegs ist. Damit Ihr Team ab Tag 1 mit der Software arbeiten kann, schulen wir Ihre Mitarbeitenden!
Wie lange dauert der Aufbau meiner Schulungssoftware?
Der Aufbau Ihrer Schulungssoftware hängt zeitlich vorwiegend vom Umfang des Inhalts ab. Im Schnitt ist Ihre Software innerhalb von zwei Monaten startklar.
Stellt die E-Learning-Plattform die Compliance sicher?
Mit unserem System können sämtliche Compliance-relevanten Themen optimal geschult werden. Wir können nachweisen, wer wann welche Kurse bearbeitet hat. Ihre Mitarbeitenden erhalten nach erfolgreicher Teilnahme rechtssichere Zertifikate, deren Gültigkeit per Mobiltelefon überprüft werden kann.
Wie viele Mitarbeitende muss ich für den Aufbau der E-Learning-Plattform einsetzen?
Das kommt darauf an, wie viele Inhalte Sie erstellen müssen und wie groß Ihr Unternehmen ist. In der Regel benötigen unsere Kunden nur eine Person, die sich neben ihren anderen Tätigkeiten stundenweise um das Thema kümmert. Fehlen Ihrem Team die Kapazitäten? Dann unterstützen wir Sie natürlich!
